કમિટી માટે માર્ગદર્શિકા
ચેરમેન, સેક્રેટરી, ખજાનચી અને એકાઉન્ટન્ટ — એક વાર સેટઅપ કરો, પછી દર મહિનાનું કામ થોડી મિનિટોમાં.
1. પહેલા દિવસનું સેટઅપ
- તમારા મોબાઇલથી સાઇન અપ કરો અને સોસાયટી બનાવો (નામ, શહેર, ફ્લેટની સંખ્યા). ટ્રાયલ તરત શરૂ — કાર્ડની જરૂર નથી.
- સેટિંગ્સ → સોસાયટીની વિગતો: સરનામું, રજિસ્ટ્રેશન નંબર અને સોસાયટીનું બેંક / UPI ID. આ બિલ અને રસીદ પર છપાય છે.
- ફ્લેટ અને સભ્યો → ફ્લેટ એક પછી એક ઉમેરો, અથવા Excel માંથી ઇમ્પોર્ટ કરો (ટેમ્પ્લેટ ડાઉનલોડ કરો, ભરો, અપલોડ કરો). બિલ્ડરની હેન્ડઓવર શીટ પણ ચાલે.
- કમિટી → ખજાનચી, સેક્રેટરી અને એકાઉન્ટન્ટને તેમના મોબાઇલ નંબર અને રોલ સાથે ઉમેરો.
2. સભ્યો અને ગાર્ડને જોડો
- ડેશબોર્ડ → કોડ શેર કરો: સોસાયટી કોડ WhatsApp પર મોકલો. સભ્યો એપ ઇન્સ્ટોલ કરી "સોસાયટીમાં જોડાઓ" પસંદ કરી કોડ લખે.
- જોડાવાની વિનંતીઓ → દરેક વ્યક્તિને ફ્લેટ સાથે ચકાસી મંજૂર કરો. તમે ID ની કોપી માગી શકો (આધાર ક્યારેય નહીં); નિર્ણય પછી તે ડિલીટ થઈ જાય છે.
- ગાર્ડ માટે: એ જ કોડ આપો, ગાર્ડ "ગાર્ડ" તરીકે જોડાય; મંજૂર કરો એટલે તેને ફક્ત ગેટની સ્ક્રીન દેખાય.
3. દર મહિનાના બિલ
- બિલ → નવું બિલ રન → મહિનો અને ચાર્જ પસંદ કરો (મેન્ટેનન્સ, સિંકિંગ ફંડ, પાણી…). પ્રિવ્યૂ તપાસી બનાવો.
- દરેક ફ્લેટને એપમાં બિલ મળે છે; તમે બિલ પ્રિન્ટ પણ કરી શકો અથવા WhatsApp પે-લિંક મોકલી શકો.
- લેટ ફી અને વ્યાજ સેટિંગ્સ → બિલિંગ નિયમો પ્રમાણે રાત્રે આપોઆપ લાગે છે.
4. પેમેન્ટ ઉઘરાણી
- રહેવાસી UPI થી ભરીને 12 અંકનો UPI રેફરન્સ લખે છે. બાકીથી વધુ ન હોય એવો દાવો તરત રસીદ થાય છે; બાકીના પેમેન્ટમાં તમારી રાહ જુએ છે.
- રોકડ કે ચેક: પેમેન્ટ → પેમેન્ટ નોંધો. રસીદ નંબર આપોઆપ મળે છે.
- ખોટો દાવો? પેમેન્ટ ખોલો → કારણ લખી રિવર્સ કરો. રસીદ રદ થાય અને બાકી પાછું આવે.
- બેંક સ્ટેટમેન્ટ → બેંકનું Excel/CSV અપલોડ કરી બાકી પેમેન્ટ એકસાથે મેળવો.
5. બાકી અને રિમાઇન્ડર
- બાકી અને રિમાઇન્ડર માં કોના કેટલા બાકી છે તે દેખાય. ફ્લેટની બાજુમાં WhatsApp દબાવી પે-લિંક સાથે નમ્ર રિમાઇન્ડર મોકલો.
- મીટિંગ માટે બાકીદારોની યાદી કે ફ્લેટનું સ્ટેટમેન્ટ પ્રિન્ટ કરો.
6. ખર્ચ અને મંજૂરી
- ખર્ચ → બિલના ફોટા સાથે ખર્ચ ઉમેરો. મોટી રકમ માટે બીજા કમિટી સભ્યની મંજૂરી જોઈએ (મેકર–ચેકર).
- ખરીદી: સભ્ય વિનંતી કરે, કમિટી મંજૂર કરે, પછી ઓર્ડર, ઇન્વોઇસ અને પેમેન્ટ પગલાં-દર-પગલાં ટ્રેક થાય.
- બજેટ માં હેડ પ્રમાણે અંદાજ સામે ખરેખર ખર્ચ; હિસાબી ચોપડા માં ડે બુક, ખાતાવહી, ટ્રાયલ બેલેન્સ અને Tally એક્સપોર્ટ.
- સેટિંગ્સ → પૈસાના નિયમો: રોકડ ચાલુ / બંધ, ફ્લેટ વેચાણ પર ટ્રાન્સફર ફી (ફિક્સ કે %), અને મેકર-ચેકર — ફક્ત ખજાનચી જ બંધ કરી શકે.
- ફ્લેટ વેચાયો? ફ્લેટ ટ્રાન્સફર → ફ્લેટ વેચાણ નોંધો: ટ્રાન્સફર ફીનું બિલ ફ્લેટ પર બને. હિસાબનું સ્ટેટમેન્ટ → સમયગાળો પસંદ કરો → મીટિંગ માટે પ્રિન્ટ.
7. નોટિસ, ફરિયાદ અને મીટિંગ
- નોટિસ → કોઈ પણ ભાષામાં એક વાર લખો; ગુજરાતી, હિન્દી અને અંગ્રેજીમાં આપોઆપ અનુવાદ થઈ દરેક સભ્યના ફોન પર પહોંચે.
- ફરિયાદો → સોંપો, અપડેટ કરો અને બંધ કરો. રહેવાસી દરેક પગલું જુએ છે.
- મીટિંગ → એજન્ડા, હાજરી અને મિનિટ્સ; રેકોર્ડ માટે મિનિટ્સ પ્રિન્ટ કરો.
8. ગેટ, પાણી અને કામકાજ
- ગેટ → ગાર્ડ એપમાંથી મુલાકાતીઓ, કામવાળા અને પાર્સલની નોંધ.
- પેટ્રોલ → ચેકપોઇન્ટ ઉમેરો, QR સ્ટીકર પ્રિન્ટ કરો અને કયો રાઉન્ડ ચૂકાયો તે જુઓ.
- પાણી → મીટર રીડિંગ અને ટેન્કર; સાધનો અને AMC સર્વિસ કે AMC પૂરી થાય તે પહેલાં યાદ કરાવે.
- સેટિંગ્સ → સભ્ય એપ: સોસાયટીનો પ્રકાર, પાણીનું બિલ ચાલુ / બંધ, ડિરેક્ટરી, રક્તદાતા, લે-વેચ અને સભ્યોને દેખાતા નિયમો. ડિરેક્ટરી અને ઇમરજન્સી → સ્થાનિક ઇમરજન્સી નંબર; કામ → કમિટીના કરવાના કામ.
9. વર્ષના અંતે અને હેન્ડઓવર
- સેટિંગ્સ → બધો ડેટા ડાઉનલોડ: દરેક રજિસ્ટર, બિલ, પેમેન્ટ અને દસ્તાવેજ સાથેની એક ZIP (Excel/CSV).
- કમિટી હેન્ડઓવર → બેલેન્સ અને બાકી કામની પ્રિન્ટ સાથે નવી કમિટીને ચાર્જ સોંપો.
- સબ્સ્ક્રિપ્શન → પ્લાન જુઓ, રિન્યૂ કરો અને અમારા ઇન્વોઇસ ડાઉનલોડ કરો.
10. સમય બચાવતાં સાધનો
- ફ્લેટ → લિસ્ટ / ફોટો થી ઉમેરો: નામના બોર્ડનો ફોટો પાડો (કે લિસ્ટ લખો), ચકાસો, ‘બનાવો’ દબાવો. પછી WhatsApp પર આમંત્રણ મોકલો કે QR પોસ્ટર છાપો.
- મતદાન → સભ્યોને પૂછો: એક સવાલ, બધા ફોન પર મત આપે. કોણે શું મત આપ્યો તે કોઈ — કમિટી પણ — જોઈ શકતું નથી.
- કોમન વિસ્તારની ફરિયાદ: ખોલો → મંજૂર કરી WhatsApp પર વેન્ડરને મોકલો. વેન્ડર ફોટો સાથે ‘કામ પૂરું’ કરે; સભ્યને જાણ થાય.
- બાકી વસૂલાત: દરેક ફ્લેટ માટે એક બટન — યાદ, કડક યાદ, નોટિસ પત્ર (ગુજરાતી / હિન્દી / અંગ્રેજી), AGM યાદી.
- માસિક રિપોર્ટ અને આરોગ્ય સ્કોર: એપે શું કર્યું, કેટલા કલાક બચ્યા અને સુધારવાની 3 બાબતો. ફોટો તરીકે શેર કરો.
- મરજિયાત: રિપેર પ્લાનર, કાયદાકીય કેલેન્ડર (તમારાં કામ જ પસંદ કરો), લાઇટ બિલ, ભાડૂઆત પોલીસ ફોર્મ, રેફરલ (2 મહિના મફત).
કંઈ સ્પષ્ટ નથી? તમારી સોસાયટી કમિટીને પૂછો — તેઓ અમારી સપોર્ટ ટીમનો સંપર્ક કરી શકે છે.